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Como PREPARAR um documento no Excel

por: Felipe Paranhos em Artigos, no dia 17/10 | 11:32 atualizado em 19/08 | 08:32

Estamos construindo artigos que exploram os menus do Excel para que você tenha uma melhor experiência com este magnífico programa da Microsoft. Hoje vamos ver o menu Preparar.

Muitas vezes nos deparamos a ações/opções que desconhecemos no menu do Excel, como por exemplo a opção Preparar, localizada no botão do Office. A mesma consiste em, literalmente, prepararmos o documento para distribuição, isto é, restringir o acesso, adicionar uma assinatura digital, verificar compatibilidade, dentre outras alternativas.

Para melhor entendimento, explicaremos cada alternativa disposta no opção Preparar:

Propriedades: editar propriedades da pasta de trabalho, como assunto, autor, título, comentários, entre outros; permitindo unificar sua planilha, organizá-la e encontrá-la facilmente através da possibilidade de se adicionar palavras chave à mesma. Ao ser selecionada, abrirá uma barra adicional entre as abas de ferramentas e a planilha.

Inspecionar Documento: verifica se há a presença de metadados ocultos ou informações pessoais no documento. Ao ser selecionado, permite-nos marcar/desmarcar os itens que serão inspecionados, como Comentários e Anotações ou Conteúdo Invisível, por exemplo.

Criptografar Documento: permite a colocação de uma senha para proteger sua planilha, aumentando a segurança da mesma. Ao selecionar a opção, irá abrir uma janela para colocação e confirmação da senha.

Observação: Se a senha for esquecida ou perdida, não será possível a recuperação da mesma, por isso, aconselha-se tê-las anotadas em um local seguro.

Restringir Permissão: concede acesso a tabela pelos usuários, porém, impede-os de editar, copiar ou imprimir os dados da planilhas. Trás as opções de Acesso Restrito ou Irrestrito, tanto como Gerenciar as Credenciais.

Adicionar uma Assinatura Digital: garante uma integridade ao documento, permitindo a colocação de uma assinatura digital invisível. Esta assinatura, ou identificação digital, pode ser obtida junto a um parceiro da Microsoft ou criar a sua própria senha. Porém, caso crie a sua, não será possível verificar a sua autenticidade em outro computador.

Ao escolher a opção de obter a assinatura junta a Microsoft, você será direcionado ao site da empresa e terás as informações sobre como proceder.

Marcar como Final: serve para informar aos leitores que o documento foi finalizado, tornando-o somente de leitura. Ao ser clicada, a opção remete-nos a uma janela para confirmação da ação, e outra informando a finalização e explicação da mesma.

Executar Verificador de Compatibilidade: procura recursos, presentes na planilha, que possuem suporte para versões anteriores do software. Ao ser selecionado, irá nos remeter a uma janela de explicação e confirmação da alternativa.

Enfim, agora que você já sabe a funcionalidade de todas as alternativas para preparar seus documentos, use-as e proteja suas planilhas, aperfeiçoando-as. Isto impedirá, por exemplo, que acidentes aconteçam, como um usuário alterar, mover, ou excluir algum dado importante de planilhas ou pastas de trabalho. É possível remover a proteção da planilha, conforme necessário.

Aproveitem esta dica pessoal, essa é uma das funções mais uteis do Excel e pode lhe poupar muita dor de cabeça.