Como criar uma Tabela Dinâmica no Excel

E aí, pessoal. Tudo bem?

Hoje vamos aprender uma das utilidades mais usuais do Excel. Vamos aprender a criar tabelas dinâmicas. Este tipo de tabela é imprescindível para quem faz tabelas mais longas, com centenas, as vezes até milhares de linhas de dados, pois ela pode facilmente acabar com a poluição visual e tornar muito mais fácil encontrar os dados requisitados pelo usuário.

No entanto, ela não serve apenas para tabelas longas, não. Como veremos na aula de hoje ela será usada numa tabela mais curta, apenas para visualizarmos sua incrível usabilidade e como torna tudo mais bonito. E então, prontos para impressionar seu chefe na próxima apresentação ou no próximo relatório? Vamos lá:

Reparem que no nosso exemplo acima temos uma pequena planilha sobre um grupo de vendas. Através de uma análise mais aprofundada o gestor que a observa poderia ver qual seu vendedor mais rentável, qual o estado onde há maior lucro, qual a equipe de trabalho está vendendo melhor, qual o produto mais lucrativo, etc. Vejam quantas informações úteis podem ser extraídas desta simples planilha, agora amplifiquem e imaginam para um grande negócio. Realmente útil, certo? Mas convenhamos que da forma como estão dispostos os dados, esta análise não seria nem um pouco fácil. E será justamente nesta hora em que entra em campo a nossa tabela dinâmica.

Para criá-la não é nem um pouco difícil, apenas faça o seguinte: Clique em qualquer ponto dos dados e então clique em "Inserir" e depois em "tabela dinâmica". Se você fez como sugerimos e antes de inseri-la clicou em qualquer parte da tabela, veja que na próxima janela o Excel reconhecerá a área onde será feita a captura dos valores.

Notem que assim que criamos a tabela dinâmica o Excel criou ma segunda planilha. Desta forma a primeira ficou para a edição e adição de dados e a recentemente criada para a visualização da TD.

Importante ressaltar que embora estejamos utilizando um formato de tabela na nossa aula, seria perfeitamente possível gerar uma tabela dinâmica a partir de uma fonte de dados externa, como outros arquivos Excel, dados do Microsoft SQL Server, Microsoft Access, bancos de dados de arquivos de texto e até dados de um site da Web.

Agora que ela está criada temos de planejar como exibiremos os dados da forma que seja mais útil para nós. Neste momento não há uma fórmula, depende realmente das necessidades de cada usuário. Analise bem o que se encaixa melhor para a sua situação e personalize seu trabalho. Continuando:

Percebam que nessa nova planilha aberta pelo Excel há 4 áreas: Filtros de Relatório, Rótulos de Linha, Rótulos de Coluna e Valores. Poderemos utilizar 2 ou mais áreas para podermos analisarmos nossos dados. Pronto, sua tabela dinâmica está praticamente pronta, agora você deve decidir o que quer saber e com isso o Excel irá montar os dados de forma organizada para você: Vamos começar com nossos exemplos:

Digamos que você quer, nesse caso, saber o valor das vendas por produto específico, a primeira opção que será marcada será a categoria "produto". Repare que aquela categoria que for marcada primeiro será sempre a principal, o "rótulo de linha" na linguagem do Excel. Agora para saber o valor das vendas por produto vamos marcar Vendas/Jan, Vendas/Fev e Vendas/Mar. Veja que o Excel nos poupa um trabalhão, pois soma todas as vendas que dizem respeito a celular, por exemplo, para aquele período. Bom, rapidamente o gestor já saberia que Celular é o que suas equipes mais vendem.

Mas e falando em equipes, e se ele quisesse saber qual equipe vendeu mais de cada produto? Muito simples, apenas arraste a guia "equipe" para a caixa de "Rótulos de Linha". Veja o resultado:

E mais, vejam que se clicar naquela seta ao lado de "Rótulos de Linha" irá aparecer uma lista de selecionáveis onde poderá ser escolhido somente um dos itens para uma análise mais minuciosa.

E agora, qual estado está dando mais lucro? Fácil:

E estado com divisão por produto e por vendedor? Fácil também =)

Legal, certo? Veja que com uma tabela dinâmica não há limites para o que pode ser criado com ela. Com as informações dispostas na sua tabela você poderá criar centenas de combinações e cenários variados.

E para finalizar, mais uma dica. Repare que se nosso último exemplo colocarmos a guia "Equipe" na caixa "Filtro de Relatório" aparecerá no auto da nossa TD uma célula escrito "Tudo" e uma flechiinha.

Veja que agora selecionamos nessa flechinha para que nos fosse mostrado somente as infos relacionadas à equipe Gama:

Bom, pessoal. Nossa aula acaba aqui, mas as novidades da Tabela Dinâmica, não. Tire uma horinha do seu dia para testar possibilidades e cenários variados, descubra tudo que ela pode fazer por você e nunca mais apresente aqueles mesmos dados monótonos ao seu chefe.

Abraços e até a próxima

Abaixo segue o exemplo da aula de hoje para download.