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DICAS E NOVIDADES SOBRE EXCEL

Utilizando o controle de alterações no Excel

por: Maximiliano Meyer em Tutoriais, no dia 08/01 | 15:09 atualizado em 27/07 | 08:00

Sabe quando você cria uma planilha super elaborada, com muito esmero, paciência e cuidado, compartilha com os colegas e quando vai ver alguém, que você não sabe quem, alterou e modificou todo o seu conteúdo?

Pois você já aprendeu aqui como proibir que terceiros alterem suas planilhas e hoje vamos aprender como saber quem alterou seu trabalho através da ferramenta chamado Controle de Alterações. Veja como é fácil evitar essa dor de cabeça:

Primeiro vamos até a guia 'Revisão', depois até o botão 'Controlar Alterações' e por fim 'Realçar Alterações...'.

Clique e uma caixa será exibida, nela, vamos marcar a caixa 'Controlar alterações ao editar. Também compartilha a pasta de trabalho'. Note que agora as caixas que estavam impossibilitadas de serem marcadas agora estão disponíveis. Nelas você poderá escolher que o Excel registre as seguintes mudanças:

Quando: Ao marcar esta caixa você indicará ao Excel qual o período que quer ser informado das alterações. Se por um período personalizado, se apenas as não revisadas, se desde a última gravação ou todas as alterações.

Autor: Aqui você pode selecionar se deseja realçar as alterações feita por todos todos os usuários (incluindo as suas) ou alterações feitas por todos, exceto você.

Onde: Aqui você vai informar ao Excel qual intervalo de células deverá ser monitorado por ele. Se você deixar esta opção desmarcada toda a planilha ficará sob observação.

Olhando logo abaixo veremos mais duas opções. Marcando a primeira delas, 'Realçar alterações na tela' o Excel irá lhe apresentar o que foi modificado na própria tela. Note que as células que receberam modificações agora vão apresentar uma pequena seta no canto superior esquerdo.Clique nela e você obterá informações sobre as alterações feitas. A segunda opção veremos mais pra frente.

Veja que legal e prático este recurso: Digamos que você não queira aceitar as alterações feitas por um colega, o que você faria? Apagaria uma por uma? Claro que não. Com esta ferramenta você pode aprovar e descartar alterações feitas por outros usuários facilmente. Para isso, navegue novamente para o botão 'Controlar Alterações' e veja que a opção 'Aceitar/Rejeitar Alterações' estará habilitado. Clique e o Excel irá exibir a você todas as alterações feitas, dando ainda a opção de aceitá-las ou não.

Aqui você terá novamente as opções 'Quando', 'Autor' e 'Onde'. Dê um ok e uma nova caixa, com todas as alterações feitas irá aparecer, permitindo que você aceite ou negue cada uma delas ou então, rejeite ou aceite todas de uma só vez.

Lembra que antes mostramos uma outra opção mas dissemos que só falaríamos dela mais a frente? Pois bem, é chegado a hora. Voltemos pela última vez ao botão 'Realçar Alterações' e vamos ver lá embaixo que a opção 'Listar alterações em uma nova planilha' está habilitada. Marque esta opção para exibir todas as modificações em uma nova planilha do Excel.

Agora você pode salvar, imprimir, etc. As alterações constituem uma nova e independente planilha. Veja o resultado:

Bom, mas você reparou que após ativar o controle de alterações, salvar e fechar a sua planilha, quando abri-la, a opção de salvar a planilha ficará indisponível, e, o que tinha sido marcado antes como alteração vai ter sumido, certo? Então vamos aprender a consertar isso.

Os dois processos são feitos quase da mesma maneira, confira:

Como excluir o processo

O proceso de reversão é facílimo, apenas repita os passos iniciais indo até o menu "Controlar Alterações" e depois em "Realçar Alterações..." Na janelinha que aparecer apenas desmarque a opção que marcamos anteriormente, no início do tutorial: "Controlar alterações..."

Como rever as altarações depois de fechar e salvar o arquivo

Agora, se você quer rever as alterações que havia feito e que sumiram quando você fechou e salvou o arquivo vá até o mesmo local, porém deixe marcada a caixinha "Controlar alterações..." e logo abaixo escolha o período que quer que o Excel saliente o que foi mudado.

Veja que no exemplo eu pedi pra que ele ressaltasse as mudanças feitas e que ainda não foram corrigidas (opção "Quando"), e mais, feitas por qualquer pessoa (opção "Autor"). Se quiser você pode especificar um local, no meu caso deixamos em branco pois é a planilha ativa que queremos investigar.

Gostaram? Comentem logo abaixo. Até a próxima.