Como PREPARAR um documento no Excel

Muitas vezes nos deparamos a ações/opções que desconhecemos no menu do Excel, como por exemplo a opção PREPARAR, localizada no botão do Office. A mesma consiste em, literalmente, prepararmos o documento para distribuição, isto é, restringir o acesso, adicionar uma assinatura digital, verificar compatibilidade, dentre outras alternativas.

Por Felipe Paranhos

Estamos construindo artigos que exploram os menus do Excel para que você tenha uma melhor experiência com este magnífico programa da Microsoft. Hoje vamos ver o menu Preparar.

Muitas vezes nos deparamos a ações/opções que desconhecemos no menu do Excel, como por exemplo a opção Preparar, localizada no botão do Office. A mesma consiste em, literalmente, prepararmos o documento para distribuição, isto é, restringir o acesso, adicionar uma assinatura digital, verificar compatibilidade, dentre outras alternativas.

Como PREPARAR um documento no Excel

Para melhor entendimento, explicaremos cada alternativa disposta no opção Preparar:

Propriedades: editar propriedades da pasta de trabalho, como assunto, autor, título, comentários, entre outros; permitindo unificar sua planilha, organizá-la e encontrá-la facilmente através da possibilidade de se adicionar palavras chave à mesma. Ao ser selecionada, abrirá uma barra adicional entre as abas de ferramentas e a planilha.

Como PREPARAR um documento no Excel

Como PREPARAR um documento no Excel

Inspecionar Documento: verifica se há a presença de metadados ocultos ou informações pessoais no documento. Ao ser selecionado, permite-nos marcar/desmarcar os itens que serão inspecionados, como Comentários e Anotações ou Conteúdo Invisível, por exemplo.

Como PREPARAR um documento no Excel

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Criptografar Documento: permite a colocação de uma senha para proteger sua planilha, aumentando a segurança da mesma. Ao selecionar a opção, irá abrir uma janela para colocação e confirmação da senha.

Observação: Se a senha for esquecida ou perdida, não será possível a recuperação da mesma, por isso, aconselha-se tê-las anotadas em um local seguro.

Como PREPARAR um documento no Excel

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Restringir Permissão: concede acesso a tabela pelos usuários, porém, impede-os de editar, copiar ou imprimir os dados da planilhas. Trás as opções de Acesso Restrito ou Irrestrito, tanto como Gerenciar as Credenciais.

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Adicionar uma Assinatura Digital: garante uma integridade ao documento, permitindo a colocação de uma assinatura digital invisível. Esta assinatura, ou identificação digital, pode ser obtida junto a um parceiro da Microsoft ou criar a sua própria senha. Porém, caso crie a sua, não será possível verificar a sua autenticidade em outro computador.

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Ao escolher a opção de obter a assinatura junta a Microsoft, você será direcionado ao site da empresa e terás as informações sobre como proceder.

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Marcar como Final: serve para informar aos leitores que o documento foi finalizado, tornando-o somente de leitura. Ao ser clicada, a opção remete-nos a uma janela para confirmação da ação, e outra informando a finalização e explicação da mesma.

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Executar Verificador de Compatibilidade: procura recursos, presentes na planilha, que possuem suporte para versões anteriores do software. Ao ser selecionado, irá nos remeter a uma janela de explicação e confirmação da alternativa.

Como PREPARAR um documento no Excel

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Enfim, agora que você já sabe a funcionalidade de todas as alternativas para preparar seus documentos, use-as e proteja suas planilhas, aperfeiçoando-as. Isto impedirá, por exemplo, que acidentes aconteçam, como um usuário alterar, mover, ou excluir algum dado importante de planilhas ou pastas de trabalho. É possível remover a proteção da planilha, conforme necessário.

Aproveitem esta dica pessoal, essa é uma das funções mais uteis do Excel e pode lhe poupar muita dor de cabeça.

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